淺談企業(yè)專利分析工作的管理思路
專利分析是一項(xiàng)服務(wù)于特定需求、對專利信息進(jìn)行延展、挖掘和解讀的情報(bào)分析工作，目前已成為很多企業(yè)在日常知識產(chǎn)權(quán)管理中的基本工作內(nèi)容。專利分析可以歸入咨詢業(yè)務(wù)的范疇，咨詢業(yè)務(wù)的重要特征就是主要依靠專業(yè)人士的主觀行為進(jìn)行實(shí)施，其輸出成果看似是基于客觀事實(shí)的，其實(shí)受到較大的主觀影響。因此，企業(yè)對專利分析工作的進(jìn)度質(zhì)量和成果質(zhì)量都是較難評價(jià)和管理的，無論內(nèi)部實(shí)施還是委托外包。
筆者結(jié)合近年來從事專利分析研究的一線經(jīng)驗(yàn)，轉(zhuǎn)換視角，從企業(yè)管理的角度提出一些思路和手段，試圖改善專利分析成果的主客觀因子比重，以供行業(yè)同仁批評和討論。
一、加深對專利分析的理解
1.專利分析是具體工作還是工作技能？
為什么首先拋出這個問題？不同的理解會導(dǎo)致公司形成不同的工作定位，甚至可能形成不同的人員配置結(jié)構(gòu)。有的企業(yè)初次接觸專利分析是因?yàn)槟稠?xiàng)明確的工作需求，比如許可談判，這時(shí)企業(yè)容易將專利分析理解為一種具體的工作，進(jìn)而會在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置專門的專利分析崗位，這種定位往往會導(dǎo)致該崗位人員的工作量不平穩(wěn)、或者業(yè)務(wù)過于聚焦不利職業(yè)發(fā)展。
從本質(zhì)上講，專利分析是一種工作技能，應(yīng)當(dāng)理解為企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部每個人都應(yīng)或多或少具備的素質(zhì)，而不應(yīng)理解為具體工作。事實(shí)上，利用到專利分析技能的專利挖掘、技術(shù)查新或者無效分析等才能作為具體工作。不管是負(fù)責(zé)產(chǎn)品線的專利工程師、亦或是負(fù)責(zé)爭議解決的內(nèi)部顧問，都可以通過專利分析提升本職工作的效能；當(dāng)企業(yè)遇到明確的突發(fā)工作需求時(shí)，也可以通過抽調(diào)人員內(nèi)部完成或者對接外部協(xié)同完成的方式進(jìn)行解決。
基于上述考慮，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)部門可以不設(shè)置獨(dú)立的專利分析崗為，但是應(yīng)考慮將資源向各崗位人員的技能培養(yǎng)方向傾斜。
2.如何理解專利分析工作的執(zhí)行流程？
不管利用專利分析做什么具體工作，如果看得透徹一點(diǎn)，跑不出以下8個執(zhí)行環(huán)節(jié)，即：需求適配、行業(yè)技術(shù)調(diào)查、行業(yè)技術(shù)分解、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)處理、圖表制作、數(shù)據(jù)分析、對策撰寫，其中每個環(huán)節(jié)的內(nèi)涵和任務(wù)在本文中不做展開。企業(yè)在管理專利分析工作時(shí)往往存在以下訴求，即：為形成整套標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)劃方案和考核指標(biāo)，希望明晰一條專利分析的工作主線，并能將各種類型的相關(guān)工作都?xì)w結(jié)到這條主線中來。
筆者建議用以下執(zhí)行流程概括專利分析具體工作的通用解決方案。
Figure 1 專利分析的通用執(zhí)行流程
有時(shí)候我們會遇到很多不同的具體專利分析需求，比如用于侵權(quán)比對，比如用于許可談判，再比如用于提交公眾意見。對于這類具有明確需求的專利分析工作，均可以理解為在該通用解決方案基礎(chǔ)上的局部省略，例如：
Figure 2 侵權(quán)比對專利分析的執(zhí)行流程
3.什么是專利分析的核心目標(biāo)？
加強(qiáng)專利分析工作的質(zhì)量管理，必須認(rèn)清專利分析的核心目標(biāo)。那么，專利分析的核心目標(biāo)到底是什么呢?
如果站在管理者的角度整體把握，我們會發(fā)現(xiàn)有一條隱隱的主線始終貫穿著各種專利分析具體工作，那就是如何抓住并且匹配直接指導(dǎo)實(shí)際工作的需求。實(shí)際工作中，很多企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理者缺乏實(shí)際經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)，往往不易抓住直接指導(dǎo)實(shí)際工作的需求，更談不上資源的有效分配，導(dǎo)致專利分析的輸出成果“言過其實(shí)”。筆者遇到過這種情況，某企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模很大，業(yè)務(wù)范圍涉及某領(lǐng)域的全行業(yè)，該企業(yè)投入經(jīng)費(fèi)開展專利分析項(xiàng)目，在立項(xiàng)階段給出了“制定XX行業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略”、“分析XX行業(yè)各類產(chǎn)品的專利布局”等宏大的工作需求。由于項(xiàng)目實(shí)施方?jīng)]有進(jìn)行需求可行性分析，并且項(xiàng)目管理方也難以明確產(chǎn)品技術(shù)創(chuàng)新對各業(yè)務(wù)發(fā)展方向的影響程度差異，導(dǎo)致最終交付的項(xiàng)目成果看上去“面面俱到”實(shí)際上“面面不到”。筆者估計(jì)企業(yè)高層看到最終的分析報(bào)告后，應(yīng)該不會支持知識產(chǎn)權(quán)部門再做同樣的事情了。
由此可見，專利分析的核心目標(biāo)在于服務(wù)特定需求，確定直接指導(dǎo)實(shí)際工作的需求是管理一切專利分析項(xiàng)目的出發(fā)點(diǎn)，專利分析項(xiàng)目管理的本質(zhì)就是在專利分析全流程中圍繞上述需求對智力、時(shí)間、財(cái)物等資源進(jìn)行合理分配和動態(tài)調(diào)整。
二、企業(yè)專利分析工作的管理建議
1.人的管理
專利分析工作管理的核心在于人的管理，主要體現(xiàn)在“誰是工作驅(qū)動力”和“驅(qū)動力如何傳導(dǎo)”兩個方面。
筆者曾經(jīng)參與過不少企業(yè)的專利分析項(xiàng)目，常會遇到這樣的情況，項(xiàng)目在啟動時(shí)各部門均很重視，但在項(xiàng)目中后期幾乎只能看到知識產(chǎn)權(quán)部門的身影，而項(xiàng)目真正的需求方——業(yè)務(wù)部門已不再實(shí)際參與。出現(xiàn)上述情況的一個重要因素在于專利分析成果的責(zé)任人不明確。實(shí)際上，專利分析實(shí)施過程中我們一定會遇到由于研究力量不足需要二次學(xué)習(xí)或者需要業(yè)務(wù)部門協(xié)助的情況，如果沒有在項(xiàng)目初期做好資源統(tǒng)籌，項(xiàng)目行進(jìn)過程中去獲取學(xué)習(xí)資源或者尋求業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)協(xié)作是比較耗時(shí)費(fèi)力的。筆者推薦的辦法是預(yù)先明確該具體專利分析項(xiàng)目的責(zé)任人，使得責(zé)任人范圍務(wù)必囊括與項(xiàng)目相關(guān)的主要部門，形成“業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，知產(chǎn)部門管理”的雙核驅(qū)動格局，從而使項(xiàng)目可支配資源最大化。
對于項(xiàng)目管理者來說，光有人際溝通能力是不夠的，因?yàn)槿穗H溝通的效率和范圍是有限的，在項(xiàng)目的啟動和行進(jìn)過程中，需要形成良好的管理溝通能力，也就是創(chuàng)設(shè)溝通平臺的能力。首先，要形成專利分析工作推進(jìn)機(jī)制，提前規(guī)劃好當(dāng)分析需求產(chǎn)生時(shí)知產(chǎn)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等各相關(guān)部門的責(zé)任人、介入順序、介入方式和協(xié)同方式；其次，項(xiàng)目行進(jìn)中要明確溝通對象的鏈條長度，針對實(shí)際情況固化溝通機(jī)制，比如周會制度、晨會制度、聯(lián)席會議制度等，當(dāng)然溝通形式不限于常規(guī)會議，也可以借助視頻會議、工作群等通信工具。
2.財(cái)?shù)墓芾?/div>
經(jīng)費(fèi)預(yù)算是每一名企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理者都要妥善處理的問題。有的分析項(xiàng)目時(shí)效性不強(qiáng)，相對容易進(jìn)行規(guī)劃，比如戰(zhàn)略預(yù)研；但有的分析項(xiàng)目則是為應(yīng)對某一突發(fā)事件而產(chǎn)生，時(shí)效性極強(qiáng)且需求的發(fā)起完全被動，這時(shí)項(xiàng)目的人力和經(jīng)費(fèi)可能需要從其他工作的預(yù)算中臨時(shí)切分。因此，專利分析工作務(wù)必要管理好項(xiàng)目周期、財(cái)務(wù)支出、成果質(zhì)量三者之間的平衡。
筆者多次遇到以下情況，在專利分析項(xiàng)目后期，實(shí)施方抱怨委托方反復(fù)修改需求、額外增加過多工作量、項(xiàng)目根本不賺錢，委托方這邊也是一肚子苦水，埋怨實(shí)施方的研究成果始終不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意。究其本質(zhì)，委托方和實(shí)施方發(fā)生沖突的原因在于事前沒能對工作需求達(dá)成統(tǒng)一的認(rèn)識，委托方把“錨定分析需求”這件事想簡單了，實(shí)施方經(jīng)驗(yàn)不足、沒能在這一階段及時(shí)介入輔助。
所有的項(xiàng)目實(shí)施者都希望專利分析的需求越早確定越好，而企業(yè)也認(rèn)可“錨定分析需求”是項(xiàng)目初期最重要的工作，但實(shí)際情況是，隨著專利分析項(xiàng)目階段性成果的形成，企業(yè)一定會提出迫切且在初始需求之外的新需求。為了平衡項(xiàng)目開展的效率和效益，筆者建議把分析需求定位于從兩輪產(chǎn)生，首先要在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段盡量全面地將初始分析需求具體化，同時(shí)還要有預(yù)期并且預(yù)留資源跟進(jìn)第二輪分析需求，如果分析項(xiàng)目是委外完成，建議將兩輪需求的要求明確寫進(jìn)合同。當(dāng)然，要切忌分析需求漫無目的地多輪產(chǎn)生，這反而會走到另一個極端。
3.事的管理
想要做好全過程管理，最高效的手段是在深入理解專利分析執(zhí)行流程的基礎(chǔ)上做好節(jié)點(diǎn)管理。節(jié)點(diǎn)管理，就是將專利分析在時(shí)間維度上劃分出若干執(zhí)行關(guān)節(jié)，管理者將項(xiàng)目管理的主要精力放在對各執(zhí)行關(guān)節(jié)成果輸出的質(zhì)控上，由點(diǎn)及面、突出重點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)對專利分析全過程的質(zhì)量控制。
隨著專利分析工作的研究成果在實(shí)踐中不斷得到驗(yàn)證，企業(yè)逐漸意識到檢索質(zhì)量的評估、數(shù)據(jù)可視化的形式、數(shù)據(jù)分析的手段等諸多環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，因此逐漸意識到將專利分析的執(zhí)行流程理論化、體系化。筆者從企業(yè)管理的角度對專利分析每個執(zhí)行環(huán)節(jié)包括的工作任務(wù)和輸出成果進(jìn)行了歸納，如下圖所示。
企業(yè)專利分析工作全流程解析
序號 執(zhí)行環(huán)節(jié) 主要工作任務(wù)（可選） 輸出成果（節(jié)點(diǎn)）（可選）
1 需求適配 明確責(zé)任部門擬定工作機(jī)制確定項(xiàng)目需求 項(xiàng)目需求清單
2 行業(yè)技術(shù)調(diào)查 行業(yè)調(diào)查技術(shù)調(diào)查 行業(yè)調(diào)查報(bào)告技術(shù)調(diào)查報(bào)告
3 行業(yè)技術(shù)分解 行業(yè)分解產(chǎn)品分解技術(shù)分解 行業(yè)分解表產(chǎn)品分解表技術(shù)分解表
4 數(shù)據(jù)檢索 制定檢索策略選擇數(shù)據(jù)庫專利文獻(xiàn)檢索檢索數(shù)據(jù)去噪檢索數(shù)據(jù)評估補(bǔ)充檢索法律信息檢索商業(yè)信息檢索 檢索報(bào)告質(zhì)量評估報(bào)告檢索結(jié)果清單檢索結(jié)果匯編
5 數(shù)據(jù)處理 專利數(shù)據(jù)采集專利數(shù)據(jù)清理專利數(shù)據(jù)標(biāo)引 經(jīng)處理的檢索結(jié)果清單目標(biāo)專利文檔
6 圖表制作 選取圖表工具數(shù)據(jù)圖表可視化 數(shù)據(jù)圖表
7 數(shù)據(jù)分析 選取分析工具確定分析方法數(shù)據(jù)圖表解讀綜合數(shù)據(jù)分析 分析框架特征對比表評述要點(diǎn)
8 對策撰寫 撰寫分析意見專家討論內(nèi)部論證修改分析意見 評述意見分析報(bào)告
節(jié)點(diǎn)管理，就是對上述各執(zhí)行環(huán)節(jié)輸出成果的管理。專利分析工作的整體質(zhì)量，是通過管理每個環(huán)節(jié)輸出的成果實(shí)現(xiàn)的，每個環(huán)節(jié)輸出的成果，也就是各個節(jié)點(diǎn)有機(jī)地支撐了最終的工作成果。下面簡要介紹對各個節(jié)點(diǎn)進(jìn)行評價(jià)的考察指標(biāo)：（前文提到，不同的專利分析項(xiàng)目所包括的執(zhí)行環(huán)節(jié)可能是不同的，但均可以理解為對上述通用執(zhí)行流程的局部省略，因此針對不同的情形，實(shí)施者直接抽取相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行對號入座即可）
A.需求適配
評價(jià)方式：定性評價(jià)。可以通過與業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)座談或者向其發(fā)放調(diào)查問卷的形式進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)維度包括所收集需求是否a)全面、b)準(zhǔn)確、c)能直接支撐業(yè)務(wù)推進(jìn)。
B. 行業(yè)技術(shù)調(diào)查
評價(jià)方式：定性評價(jià)?？梢越M織召開行業(yè)專家參與的評審會，請專利分析執(zhí)行人員對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行匯報(bào)，通過綜合專家反饋意見進(jìn)行評價(jià)。
C. 行業(yè)技術(shù)分解
評價(jià)方式：定性評價(jià)+定量評價(jià)。定性評價(jià)是指技術(shù)分解成果應(yīng)能得到多位行業(yè)專家的認(rèn)可；定量評價(jià)，建議選取30件以上的相關(guān)專利樣本進(jìn)行分解表對應(yīng)，若對應(yīng)關(guān)系合理則說明行業(yè)技術(shù)分解質(zhì)量好。
D.數(shù)據(jù)檢索
評價(jià)方式：定量評價(jià)?？梢酝ㄟ^建立隨機(jī)樣本的方式，采用查全率、查準(zhǔn)率、相關(guān)度等指標(biāo)衡量檢索結(jié)果的質(zhì)量。
為保障數(shù)據(jù)檢索過程的高質(zhì)量，推薦采用如下手段加強(qiáng)管控：如果人力充足，內(nèi)部實(shí)施或者委托外包均建議采用BTB(back to back)方式進(jìn)行檢索，通過兩組結(jié)果相互對比、相互啟發(fā)實(shí)現(xiàn)檢索結(jié)果的優(yōu)化；如果專利分析項(xiàng)目委托外包實(shí)施，建議企業(yè)獨(dú)立準(zhǔn)備一份目標(biāo)專利清單作為考察樣本，該清單中的專利只要求“準(zhǔn)”不需要“全”，最好是通過檢索以外的途徑得到，比如新聞、訴訟案、警告函等，進(jìn)而考察該樣本被受委托機(jī)構(gòu)所交付數(shù)據(jù)覆蓋的程度。
E.數(shù)據(jù)處理
評價(jià)方式：定量評價(jià)。可以從經(jīng)處理的檢索結(jié)果清單中抽取一段數(shù)據(jù)進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)指標(biāo)主要包括信息完整度、規(guī)范度和冗余度。
F.圖表制作
評價(jià)方式：定性評價(jià)。可以從信、簡、達(dá)、美四個角度進(jìn)行考察。
G.數(shù)據(jù)分析
評價(jià)方式：定性評價(jià)。通常需要考核三個方面：事實(shí)認(rèn)定是否準(zhǔn)確、分析方法是否符合行業(yè)習(xí)慣、考量維度是否全面。
H.對策撰寫
評價(jià)方式：定性評價(jià)。核心思想是衡量本階段成果與專利分析需求的匹配程度。
現(xiàn)如今，專利分析工作的管理已經(jīng)成為企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)業(yè)務(wù)管理的必要環(huán)節(jié)，知識產(chǎn)權(quán)部門管理者需要認(rèn)識到專利分析的核心目標(biāo)在于服務(wù)特定需求，應(yīng)當(dāng)將確定需求作為管理專利分析工作的出發(fā)點(diǎn)。實(shí)際上，“專利分析如何支撐企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展”依舊是個前沿問題，其面紗并未被全面揭開，愿廣大行業(yè)同仁共同前行！
